Cemig reduz distancias e custos com solução Polycom

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A plataforma Polycom RealPresence é utilizada para diminuir as distâncias entre os 774 municípios do estado de Minas Gerais que são atendidos pela distribuidora de energia elétrica que assim realiza treinamentos, reuniões e tomada de decisões com maior frequência e menores custos. Com 462 mil quilômetros de redes de distribuição, a Cemig é uma das

A plataforma Polycom RealPresence é utilizada para diminuir as distâncias entre os 774 municípios do estado de Minas Gerais que são atendidos pela distribuidora de energia elétrica que assim realiza treinamentos, reuniões e tomada de decisões com maior frequência e menores custos.

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Com 462 mil quilômetros de redes de distribuição, a Cemig é uma das maiores empresas distribuidoras de energia da América do Sul pois está presente em 774 dos 853 municípios de Minas Gerais, a quarta maior área territorial do País. Diante desta grande abrangência, uma de suas principais necessidades era tornar a comunicação entre os diretores, superintendentes e gerentes mais eficiente e, com isso, garantir que todas as obras e manutenções preventivas e corretivas fossem realizadas dentro dos prazos adequados. Para atender essa demanda, há cerca de cinco anos a Cemig iniciou um amplo projeto de vídeo colaboração, baseando sua escolha na plataforma Polycom RealPresence.

Utilizando recursos de videoconferência, as gerências responsáveis por cada um dos trechos da rede de distribuição realizam reuniões semanalmente e as áreas de geração e transmissão de energia aplicam a tecnologia para planejamento estratégico de suas iniciativas. Vinícius Farias Fonseca é o responsável pela operação da infraestrutura de videoconferência na Cemig e explica que “a comunicação nunca foi tão fácil dentro da empresa. E tampouco contávamos com recursos de apoio, como a possibilidade de compartilhamento de uma tela de computador, por exemplo, viabilizando que dados sejam acompanhados simultaneamente por todos os participantes”.

Hoje existem 26 pontos de videoconferência distribuídos nas maiores cidades de Minas Gerais e também nas regiões metropolitanas de Belo Horizonte (BH), capital do estado. Além disso, na sede da empresa, em BH, a Cemig conta com mais sete pontos sendo que três são equipamentos móveis que podem ser transportados e instalados em qualquer sala de reunião que disponha de um ponto de rede e de energia, e em diversas outras salas, incluindo um auditório com capacidade para 200 pessoas, além de um ponto especialmente dedicado para monitorar e gravar reuniões.

Outros dois pontos de videoconferência atendem às necessidades dos projetos realizados junto a empresas do grupo Cemig, como a Light, no Rio de Janeiro (RJ), e também com parceiras, como CPFL, localizada em Campinas (SP). Para reuniões de menor porte, a empresa conta ainda com dois equipamentos portáteis, um instalado na usina de São Simão e um segundo em sua sede, totalizando 35 pontos de videoconferência na Cemig, todos cadastrados e gerenciados pelo servidor da empresa, que também controla a demanda e monitora as reuniões.

Celio Anderson Macedo trabalha na superintendência dos serviços de média e baixa tensão da Cemig, uma das áreas mais beneficiadas com a implementação da solução da Polycom, pois possui 16 gerências espalhadas em todas as regiões de Minas Gerais. Macedo conta que “até meados de 2008, as reuniões similares eram trimestrais e contavam com a participação apenas do gerente da área. Afinal devido à grande capilaridade, os encontros semanais eram totalmente inviáveis, não só pelo alto custo, como também pelo desgaste e exposição ao risco dos empregados com os deslocamentos”.

No cenário atual, a superintendência consegue reunir em uma única sessão de videoconferência centenas de pessoas, incluindo gerentes, engenheiros assistentes, supervisores, colaboradores internos e das empresas contratadas, sem que todos deixem seus postos de trabalho. Além disso, também é possível contar com a participação semanal de outras superintendências gestoras de processos e que de alguma forma demandam serviços comerciais e emergências para a expansão e manutenção do sistema elétrico.

Macedo sintetiza a mudança destacando que “hoje não é mais possível imaginar a gestão de processos em mais de 700 municípios e 10 mil empregados sem o apoio da tecnologia. Além disso, nada melhor do que poder realizar uma reunião virtual com os responsáveis por cada localidade, com a mesma sensação de proximidade de uma reunião presencial, para traçar estratégias”.

Economia de recursos
Levando em consideração que, em média, acontecem três reuniões por dia empregando os recursos de vídeo colaboração e que cada uma delas envolve no mínimo cinco pontos diferentes de conexão, a Cemig estima que, somente em 2014, tenha economizado mais de R$ 691 mil somente evitando esses deslocamentos.

É possível ainda mencionar uma redução considerável de custos empregados para viabilizar os treinamentos da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes). A utilização da videoconferência evita que os cerca de 700 empregados, que por lei fazem parte desta comissão, tenham que se deslocar até Sete Lagoas para participar do treinamento, que embora seja anual, consumia recursos da ordem de R$ 238 mil em cada edição.

Qualidade de vida para os colaboradores
A possibilidade de não ter que viajar e ficar longe da família para realizar uma reunião no interior de Minas Gerais, ou mesmo fora do estado ou do País, é o melhor exemplo de melhoria da qualidade de vida para os colaboradores da Cemig. Hoje a maioria das reuniões beneficia-se da tecnologia de vídeo colaboração, sem nenhum prejuízo na transparência das informações.

Embora tenham sido definidas algumas prioridades, na prática, qualquer empregado pode solicitar uma reunião através do serviço online. Pela segurança que traz e por eliminar os riscos do deslocamento, independente do meio de transporte, tornou-se uma ferramenta aliada dos empregados. A solução permite a troca de opiniões, tomada de decisões, esclarecimento de dúvidas e inúmeras outras possibilidades.

A possibilidade de transmitir áudio, vídeo e conteúdo (PowerPoint, Excel e até mesmo compartilhar a tela de um computador) são vantagens apontadas pela Cemig. Vinícius Farias Fonseca ressalta que o Polycom RealPresence Collaboration Server, servidor responsável pelo gerenciamento de toda a infraestrutura, é o recurso da plataforma mais importante: “sem ele não seria possível conectar todos esses aparelhos em uma só reunião, nem mesmo fazer os agendamentos e deixar as reuniões previamente organizadas já com o layout da tela de acordo com o número de cidades participantes, horário de inicio e recorrências das reuniões. É o servidor que faz todo o gerenciamento, que permite desde conectar e desconectar participantes, mandar mensagens, até alterar as configurações dos aparelhos através do Path Navigator”.


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