Vídeo colaboração poupa R$ 18 milhões para a Unimed Brasil

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A Unimed, rede de assistência médica que presta assistência para 19 milhões de clientes no Brasil, criou, através da plataforma de vídeo colaboração Polycom RealPresence, uma rede que interliga 188 localidades, mais de 12 mil usuários e 209 terminais de videoconferência, num investimento de R$ 7,5 milhões que, devido ao ROI (retorno do investimento), foram recuperados nos primeiros

A Unimed, rede de assistência médica que presta assistência para 19 milhões de clientes no Brasil, criou, através da plataforma de vídeo colaboração Polycom RealPresence, uma rede que interliga 188 localidades, mais de 12 mil usuários e 209 terminais de videoconferência, num investimento de R$ 7,5 milhões que, devido ao ROI (retorno do investimento), foram recuperados nos primeiros 12 meses.

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O Sistema Unimed é composto por 353 cooperativas, abrangendo 83% do território nacional. Esta grande capilaridade dificultava a realização de reuniões presenciais e resultou na adoção do uso intensificado da vídeo colaboração, que aproximou cooperativas e contribuiu para disseminar o conhecimento de maneira efetiva.

Utilizando a tecnologia Polycom, a Unimed do Brasil criou a chamada Rede Sinal – Sistema de Integração Nacional que, desde 2010, liga 188 localidades agregando, em média, duas novas localidades por mês e cujo aspecto mais inovador é funcionar 100% via internet, quebrando o paradigma de grande parte das redes de videoconferência no mundo (que funcionam sobre uma rede fechada) e baixando o risco de problemas.

A mobilidade é outra caraterística da Rede Sinal no sentido em que permite à Unimed atender os lugares mais distantes mesmo que não estejam equipados para vídeoconferência. Como explica Dimitri Furlan Albuquerque, analista de videoconferência sênior da Unimed “com uma simples licença da Polycom RealPresence Desktop e um acesso à internet, podemos promover o encontro em um curto período de tempo”.

Furlan adianta ainda que a utilização é feita de diversas formas, desde reuniões de diretoria, seleção de candidatos e treinamentos presenciais até a implantação de projetos. Um bom exemplo são as aulas que a Cambridge Health Alliance ministrou a partir de um equipamento localizado em sua sede, nos Estados Unidos, para 20 cooperativas no Brasil. Estas aulas acontecem em grande parte fora do horário comercial e os participantes podem acompanhá-las em suas residências, com notebooks ou tablets, facilidade que, segundo Furlan, é muito apreciada por todos os participantes.

Os números

Ao todo, o projeto já proporcionou uma economia financeira de R$ 18 milhões para o sistema Unimed. Este cálculo, porém, é baseado em uma média de valores versus participantes, por reunião, o que não possibilita uma contabilização exata. “Nós acreditamos que a economia na verdade seja  duas a três vezes superior”, afirma Furlan.

Anteriormente, para realizar um evento presencial com cerca de 900 pessoas, gastava-se em média R$ 860 mil. Em março deste ano, a instituição conseguiu organizá-lo com o apoio da vídeo colaboração por apenas R$ 90 mil, ou seja, 10% do valor.

A abrangência das iniciativas da Rede Sinal também aumentou consideravelmente, pois as apresentações foram transmitidas para mais de 1.500 pessoas em tempo real, de vários auditórios, reunindo 127 salas de videoconferência e mais de 680 participantes por streaming.

Também a nível ecológico é possível contabilizar ganhos. A área de sustentabilidade da Unimed Brasil desenvolveu um sistema interno no qual são cadastrados os eventos e os participantes remotos. Com isto, é possível chegar aos valores de redução de CO2. A estimativa leva em consideração aspectos como as emissões do deslocamento com base em uma média de participantes por evento e as localidades conectadas em cada um deles. Concluiu-se que, até 2012, não foram emitidos mais de 9 milhões de quilos de CO2.

As periodicidade das reuniões presenciais reduziu significativamente: ocorriam a cada 15 ou 20 dias e passaram a ser realizadas somente a cada seis meses. A diminuição da necessidade de movimento dos colaboradores e o fato de não perderem horas com viagens reduziu o estresse, colaborando para a qualidade de vida. Furlan ressalta que “pelos nossos estudos, existem casos nos quais o custo de deslocamento caiu cerca de 90%”.

Recursos tecnológicos

A tecnologia da Polycom permite ainda o uso de outras ferramentas que facilitam o trabalho da Rede Sinal. Todas as informações como história, lista de cooperativas, como aderir à rede, entre outras, assim como a agenda de reuniões e treinamentos previstos, estão disponíveis em um portal restrito.

Uma biblioteca de vídeos reúne as gravações realizadas com os recursos da solução da Polycom e que podem ser visualizas online ou por download.

O portal conta ainda com uma ferramenta integrada com a plataforma Polycom e que permite a transmissão via streaming para até mil telespectadores em HD. Também conta com uma área de suporte com documentos e manuais de toda a plataforma.

Para a Unimed, algumas características da tecnologia foram cruciais para o sucesso da aplicação. Entre elas estão: a facilidade e a simplicidade de uso, que dispensam conhecimentos técnicos; a disponibilidade 24 x 7 das salas virtuais permanentes, permitindo que mesmo nos finais de semana ou fora dos horários de expediente cada usuário possa criar sua própria reunião; a mobilidade e interoperabilidade com tecnologias de qualquer outro fabricante e a padronização pois, mesmo empregando diferentes dispositivos (equipamentos terminais, notebooks, tablets, smartphones), a forma de uso é basicamente a mesma.


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