Simpress lança solução para simplificar gestão de contratos

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Software automatiza processos, permite alterações online e registra todo o processo de negociação do acordo. Gerir contratos pode ser um grande desafio para as empresas. Na maioria dos casos, o número de clientes e fornecedores pode fazer com que a gestão manual desses documentos seja imprecisa. Isso acarreta em perdas de prazos, vencimento dos acordos

Software automatiza processos, permite alterações online e registra todo o processo de negociação do acordo.

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Gerir contratos pode ser um grande desafio para as empresas. Na maioria dos casos, o número de clientes e fornecedores pode fazer com que a gestão manual desses documentos seja imprecisa. Isso acarreta em perdas de prazos, vencimento dos acordos e demora no processo de renovação de parcerias.

Ciente desse problema e preocupada em resolvê-lo, a Simpress, fornecedora de outsourcing de impressão e gestão de documentos, desenvolveu uma solução de ECM (Enterprise Content Management) que automatiza esse fluxo. “Ela proporciona o controle de prazos e versões dos documentos, além de disponibilizar via web e dispositivos móveis as datas de vencimento, os valores de multas e outras informações dos acordos”, explica a empresa em comunicado de imprensa.

A solução tem início na captura dos documentos físicos e eletrônicos, passando pela indexação e o armazenamento. O fluxo de trabalho fica muito mais ágil, pois uma única busca resulta na localização de todo processo. Além disso, há o benefício da redução do espaço físico destinado à guarda de documentos.

Por meio desse software é possível controlar versões e fazer inclusões de aditivos aos contratos. Além disso, todo o histórico de negociação é gravado em um único local, organizando o conteúdo de forma mais profissional e segura. “Se o cliente tem interesse em armazenar proposta e e-mails trocados ou alterações que o departamento jurídico acerta, ele pode guardar esse conteúdo de forma detalhada, com datas e informações precisas”, explica Paulo Theophilo, diretor de Marketing e Negócios da Simpress.

Para garantir essa segurança, todos os contratos ficam registrados na nuvem da Simpress ou no servidor do cliente, depende da preferência do contratante. A escolha é do contratante do serviço. Com isso, os benefícios são os mais variados. A solução garante mobilidade, planejamento mais apurado ao fazer o controle dos acordos em um sistema – e não em planilhas auxiliares-, e menos manuseio de papel e agilidade, já que a informação digitalizada fica disponível para ser acessada em tempo real, só por pessoas autorizadas.

Assim, é possível realizar tarefas mais elaboradas. Por exemplo, um departamento acessa o documento, faz considerações, propõe alterações e envia para o próximo setor analisar o contrato. Toda a ação pode ser monitorada em tempo real, com indicadores de desempenho. Já o workflow pode ser acompanhado pela empresa, que passa a ter gestão completa sobre esses processos.


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