Cooperativa Agropecuária do ES automatiza processos com plataforma Fluig

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A Cooperativa Agropecuária Centro Serrana (Coopeavi), localizada no Espírito Santo, atua em quatro unidades de negócios: Avicultura, Café, Nutrição Animal e Produtos Agropecuários. Atualmente, conta com nove mil cooperados, mais de 500 colaboradores e 18 lojas próprias no Espírito Santo e Minas Gerais. Fundada em 1964, a Coopeavi trabalha com diversos segmentos do agronegócio –

A Cooperativa Agropecuária Centro Serrana (Coopeavi), localizada no Espírito Santo, atua em quatro unidades de negócios: Avicultura, Café, Nutrição Animal e Produtos Agropecuários. Atualmente, conta com nove mil cooperados, mais de 500 colaboradores e 18 lojas próprias no Espírito Santo e Minas Gerais.

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Fundada em 1964, a Coopeavi trabalha com diversos segmentos do agronegócio – atuando, em alguns deles, em toda a cadeia de produção beneficiamento e distribuição, como no caso do Café e Avicultura de Postura. Para acompanhar o crescimento dos últimos 50 anos, a cooperativa optou pela implementação do Fluig, plataforma de processos, documentos e identidade da TOTVS.

A maior necessidade da cooperativa era automatizar seus processos administrativos e criar fluxos de trabalho mais eficientes. Para isso, adotou o card BPM (Business Process Management). Inicialmente, a solução tem 100 usuários, responsáveis pelas áreas de Controladoria e Finanças, Recursos Humanos e Comércio de Café.

Em operação desde o segundo semestre do ano passado, a solução de BPM do Fluig já possibilitou algumas mudanças significativas na rotina administrativa da cooperativa. Um exemplo prático de sua utilização é mensurado na conciliação de documentos fiscais, processo que permite verificar, regularmente, se há diferenças ou ajustes necessários em documentos trocados com clientes e fornecedores.

Antes da implementação do Fluig na Coopeavi, a conciliação ocorria de 10 a 15 dias após o lançamento, o que gerava muito retrabalho para corrigir possíveis falhas nos registros. Após a automação do Fluig, esses documentos começaram a ser conferidos no mesmo dia, o que facilitou o processo de exclusão e relançamento de notas erradas. Além disso, foi possível mensurar informações importantes da operação, como o número correto e a frequência de erros no lançamento de documentos. Em três meses, mais de 37.500 lançamentos foram registrados na plataforma.

Outro recurso usado pela Coopeavi é a Lista de Tarefas, um novo recurso flexível integrado ao Workflow /BPM para organizar as atividades a serem desempenhadas diariamente. A funcionalidade informa que atividade será desempenhada, por quem e quando será o prazo para conclusão, junto com o envio de um alerta ao responsável por cada pendência. Em 90 dias, foram listadas cerca de 400 ações dentro da plataforma de gestão.

De acordo com Fábio Junior Braga, gerente de TI da Coopeavi, a plataforma melhorou não só os processos de documentos, como também a comunicação entre as áreas. “Além do Fluig interagir com o nosso ERP (TOTVS), ele engloba outras ferramentas interessantes como a rede social corporativa e o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em uma única solução. Já registramos melhorias na comunicação, organização e controle de documentos importantes, como contratos e normativas”, destaca o gerente de TI.

Outro benefício conquistado pelo uso do Fluig foi obtido pelo departamento de Recursos Humanos (RH) da cooperativa. A primeira iniciativa foi desenhar um processo direto na plataforma para a solicitação de contratações pelos gerentes. Em três meses, 100 requisições entre recrutamento e seleção foram realizadas pela solução. Toda a operação é monitorada e aprovada pelos responsáveis diretamente no Fluig. “Antes, esse processo era todo feito em papel, dificultando a rastreabilidade e o acompanhamento do processo pelos solicitantes e pelo RH”, acrescenta Braga.

A vocação de uma cooperativa agropecuária é muito importante para toda a cadeia envolvida. Para que todos sejam beneficiados – do produtor ao comprador final – os processos produtivos, administrativos e comerciais precisam ser bem planejados e executados. “O Fluig vem para auxiliar esse processo e garantir o aumento de produtividade e a melhor gestão do negócio. Estamos satisfeitos em auxiliar a Coopeavi, referência no mercado capixaba, nessa missão”, finaliza Gilmar Hansen, diretor de produtos Fluig.


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