JHSF aprimora gestão de notas fiscais com SML Brasil

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A SML Brasil, provedora de soluções integradas de gestão de processos, implantou a solução Orquestra BPMS (Business Process Management System) na JHSF, companhia com atuação no mercado de incorporação, shoppings, aeroporto, hotéis e restaurantes. O objetivo foi otimizar a gestão de notas fiscais da empresa.

De acordo com a provedora, a solução adotada simplifica o fluxo de trabalho dos processos considerados gargalos em uma organização, garantindo uma tomada de decisão mais assertiva, rápida e segura com base em informações atualizadas e disponíveis a qualquer momento.

O projeto, implantado na Central de Serviços Financeiros (CSF) da JHSF e utilizado por 23 usuários, automatizou o trabalho manual, eliminou o uso de papel e trouxe eficiência no processamento de documentos, principal ganho identificado pelo Coordenador de Sistemas da companhia, Marcos Massayuki Hemmi.

“Com a solução, conseguimos processar um documento fiscal em um dia, em média, sendo que antes essa mesma ação levava no mínimo cinco dias. Isso, levando em consideração que nem sempre um documento chega com todos os dados necessários. Se o documento está completo, o processamento ocorre imediatamente”, destaca Hemmi.

Evolução de processos

Antes do projeto com a SML Brasil, a empresa fazia a impressão de todos os documentos fiscais recebidos e a conferência dos mesmos operacionalmente. De acordo com Hemmi, por ser feito de forma manual, o processo era mais demorado e, por vezes, podendo ocorrer atrasos nos pagamentos.

Entre fatores positivos do Orquestra BPMS, o executivo destaca a flexibilidade como um dos diferenciais, uma vez que há a possibilidade de melhorar o processo desenhado, bem como o atendimento a todos os requisitos utilizados na avaliação dos fornecedores.

“À medida que fazemos uso da ferramenta, conseguimos identificar pontos que podem ser aprimorados no processo como um todo. Nós já realizamos algumas dessas melhorias e temos novas demandas a serem desenvolvidas”, destaca.

A implantação do projeto na JHSF foi dividida em três fases. Segundo o executivo, todo processo de implantação foi tranquilo, tendo como desafio a integração com serviços públicos, além da implantação de diversos outros sistemas ao mesmo tempo na companhia, o que demandava tempo da equipe interna.

A escolha pela SML Brasil se deu por meio de avaliações de aderência da necessidade técnica da JHSF, prazo e custos para execução, bem como a credibilidade da empresa a partir de projetos já executados e clientes atendidos. Com a satisfação neste projeto, Hemmi adianta que há planos de expansão da parceria com a SML Brasil.

“Já fizemos algumas solicitações que estão em fase de negociação, por exemplo, a inclusão de mais informações e aplicação de OCR (tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem) somente nos documentos que são necessários. Além disso, estamos estudando outras melhorias que gerariam um ganho de eficiência no processo em torno de 30%”, finaliza.


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