Opinião | É o momento para o PDF 2.0

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Qualquer trabalhador com experiência no mundo profissional está familiarizado com o conceito de PDF (Portable Document Format). Esse formato tem sido utilizado por muitos anos em numerosos ambientes e já se consagrou como um padrão de mercado.

Segundo a Wikipédia, “o ficheiro PDF encapsula o conteúdo completo de um documento, tanto texto como tipo de letra, gráficos e outra série de informações aptas para a sua visualização”. O PDF é um formato muito versátil, que pode ser consultado em qualquer dispositivo, enviado por e-mail para outras pessoas e impresso de maneira simples num formato legível. É eficiente nos custos e amigo do meio-ambiente, já que possibilita a poupança de gastos de impressão e papel. De uma perspetiva de negócios, o documento oferece um certo nível de segurança, já que todos sabemos que é difícil alterar o seu conteúdo.

Sim, o enraizamento do PDF no mundo empresarial não é motivo de surpresa. No entanto, o advento de ferramentas sofisticadas de inteligência e analítica da informação está modificando a forma em que as organizações trabalham e se comunicam. Tendo em conta que os usuários exigem cada vez mais um maior grau de analítica para o seu trabalho, o PDF começa parecendo insuficiente e perdendo seu atrativo. Os usuários atuais querem algo mais que meros documentos estáticos: desejam interagir com os dados que constituem este documento. Esses usuários necessitam do ADF (Analytical Document Format).

Interação empresarial

As grandes empresas distribuem diariamente documentos para uma longa lista de usuários. Por exemplo: imagine o departamento comercial de uma corporação com mais de 5000 vendedores por todo o mundo, muitos dos quais trabalhando na rua, com acesso à Internet limitado ou inexistente. Eles visitam clientes e têm de rever os dados de suas contas. Habitualmente terão de analisar PDFs estáticos, identificar pontos de interesse e efetuar cálculos em velhos portáteis. Nalgumas ocasiões, contam com complicadas folhas de cálculo para tentar alcançar a tão sonhada interatividade. Mas essas aplicações personalizadas custam milhares de dólares e são muito propensas a erros. Um ADF proporcionará às empresas todas essas importantes funções, mas sem inconvenientes nem custos adicionais.

Interação pessoal

O valor de um documento analítico interativo não é aplicável apenas no ambiente laboral. Além disso, conta com aplicações extensíveis ao uso pessoal. Por exemplo, imagine poder descarregar os movimentos dos cartões de crédito de sua família. Talvez fosse interessante poder classificar as despesas para saber quando e onde sua família mais gastou e entender como poupar mais e melhorar suas finanças. Ou então poderia filtrar débitos específicos para verificar o número de transações. Independentemente da variável, os documentos que possibilitam este tipo de interação flexível têm o potencial de oferecer um maior valor que os PDFs estáticos, especialmente entre os usuários atuais, que estão muito mais familiarizados com a tecnologia.

Mais além do mundo online

Alguns críticos poderiam aludir que muitas dessas funções analíticas interativas estão disponíveis no mundo online. Por isso, qual seria a principal vantagem do Analytical Document Format? A portabilidade. De fato, é o “P” do PDF que o torna tão valioso e essa portabilidade é um aspeto crítico do ADF. Isso garante sua utilização em qualquer lugar: num comboio, num avião, num parque de estacionamento sem ligação à Internet, etc. É disparatado assumir que os usuários vão contar sempre com uma ligação à Internet. O BI atual é móvel e os usuários querem acesso a seus dados analíticos em qualquer sítio. Este aspeto confere ainda mais relevância ao Analytical Document Format, que oferece portabilidade, interatividade e funcionalidades de desenho e impressão.

Não há dúvidas de que conforme os usuários estejam mais acostumados com o uso da tecnologia, mais aumentará a demanda por documentos inteligentes. Esse tipo de documentos não só fomentará a interação no modo self-service, sem papéis, como também ajudará as empresas a aumentar a satisfação dos seus clientes e, até, a obter novos. Considero que para o ano de 2020 o Analytical Document Format ter-se-á estendido sem volta e que o PDF já fará parte do passado.