App reduz em 88% tempo com reembolso de despesas corporativas

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Um dos grandes problemas que as empresas enfrentam – sejam elas pequenas, médias ou grandes – é a organização de reembolso de despesas e de quilometragem.

Um dos grandes problemas que as empresas enfrentam – sejam elas pequenas, médias ou grandes – é a organização de reembolso de despesas e de quilometragem. E isso vai desde um almoço com cliente, gastos com taxi e viagens. Grande parte das companhias ainda faz o processo manual, reúne recibos e coloca um a um no sistema ou em uma planilha– processo demorado e suscetível a falhas.

Um aplicativo facilita gestão das despesas de viagens corporativas. Chamado VExpenses, o app tem mais de 15 mil usuários e resolve o problema da prestação de contas – economizando o tempo de gestores, funcionários e evitando fraudes.

Funciona assim: após uma despesa, o funcionário tira foto do recibo com a câmera do celular e o sistema identifica automaticamente os dados, atualizando o responsável da área com relatórios para o monitoramento e aprovação das despesas.

Com a tecnologia, é possível fazer análises, limitar despesas, visualizar de forma rápida o gasto médio dos funcionários e controlar o cartão corporativo. Outra vantagem é aumentar a produtividade. Pesquisa mostrou que – com uso do app – é possível reduzir em 88% o tempo gasto pela empresa com estas tarefas.

Com o app, ainda, a empresa pode reembolsar a quilometragem percorrida pelos seus funcionários, mensurada através de um GPS que informa a quilometragem exata e o trajeto percorrido através de um mapa.

“O funcionário consegue dedicar este tempo a outras tarefas da empresa, gerando novos negócios e organizando os processos. Percebemos também que – em grande parte dos nossos clientes – usar um sistema inteligente de gestão ajuda a diminuir as despesas como um todo, ao identificar gargalos, desperdícios e fraudes”, explica o diretor do VExpenses, Bruno Pain. Para empresas que cobram do cliente final, como escritórios de advocacia e consultorias, o aplicativo também ajuda a comprovar e controlar as despesas através de relatórios prontos por cliente.

Outra grande aplicação do app é no controle de fraudes. Segundo a consultoria de gestão Hands on Solution, as empresa perdem cerca de 8% de seu faturamento em fraudes dos funcionários e o reembolso é uma das maneiras mais fáceis de furtar uma empresa. Com o uso do app, é possível fazer comparativos, tendências e fiscalizar os gastos.