Assinatura eletrônica traz vantagens para sua empresa

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Aos poucos vem conquistando terreno e usuários por todo o Brasil. A assinatura eletrônica é de elevada praticidade, segura e tem validade legal.

Ela já não é mais uma novidade e começa a estar muito presente no cotidiano das empresas em todo o país. A assinatura eletrônica traz uma grande praticidade para o trabalho permitindo muito mais facilmente fechar algum contrato com seus clientes ou assinar qualquer outro documento que tenha em sua empresa.

A necessidade do desenvolvimento das assinaturas eletrônicas está relacionada à disseminação da comunicação e dos negócios que, cada vez mais, vêm sendo realizados com o auxílio de computadores, da internet e de outros meios digitais. Esta realidade torna-se muito evidente quer no Brasil quer mesmo a nível mundial, em meio ao declínio da utilização da escrita à mão.

A verdade é que a tecnologia vem trazendo agilidade e ganhos de eficiência não só em meio empresarial como também para todas as áreas de nossa vida. A assinatura eletrônica é um bom exemplo já que garante os mais diferentes benefícios com boa economia de custo e de tempo.

O que é a assinatura eletrônica?

Assinatura eletrônica pode ser entendida como sendo uma ferramenta utilizada para confirmar que seu titular está concordando com todo o conteúdo que vem expresso em um documento apresentado em formato eletrônico. Desta forma, e através da combinação de diferentes fatores, é possível atestar a validade de uma declaração feita eletronicamente.

Este tipo de assinatura utiliza um código combinado entre um emissor e receptor, que confere acesso ou desbloqueia informações disponíveis online. Ela acaba envolvendo a geração de códigos criptográficos e a autenticação do usuário que está assinando o documento. Tal poderá ocorrer por via de um simples login e de uma senha, com recurso à SMS, via certificado digital ou um SSO, entre outras possibilidades.

É algo muito fácil de utilizar já que basta ter acesso a um e-mail, à internet e ainda a uma plataforma segura de assinatura eletrônica, que vem garantir toda a proteção e salvaguarda jurídica do contrato.

É verdade que existem ainda muitas pessoas que ficam desconfiando deste tipo de assinatura, já que ela está fugindo dos meios tradicionais de se confirmar um compromisso.  Mas a verdade é que as vantagens superam em muito as trazidas pela assinatura tradicional e quem começa experimentando não quer mais voltar atrás.

O que ganha seu negócio

Vamos pensar aqui em um contrato normal com seu fornecedor. No momento de assiná-lo, vai ser preciso imprimir várias cópias, assinar manualmente todas suas vias e rubricar todas as páginas. Depois, será necessário ir ao cartório reconhecer as assinaturas e finalizar armazenando o documento em um arquivo que ocupa espaço em sua empresa. Com a assinatura eletrônica, tudo isso muda:

  • Praticidade: tudo passa a ser feito eletronicamente, eliminando a necessidade de deslocações aos cartórios ou impressão em papel;
  • Menos burocracia: a assinatura eletrônica vem permitir uma otimização de todo o fluxo da organização, reduzindo a burocracia e os erros;
  • Conveniência: o usuário pode assinar em qualquer lugar e a qualquer momento;
  • Maior produtividade: por ser muito mais rápido e exigir menos burocracias, suas equipes se tornam mais produtivas e aproveitam tempo trabalhar em outras tarefas;
  • Segurança: todo o processo é criptografado não oferecendo riscos para os usuários;
  • Reduz custos: além de poupar papel e tinta, sua empresa não precisa mais pagar as taxas de cartório ou os custos de deslocamento;
  • Validade legal: a assinatura eletrônica tem a mesma validade do documento físico;

As assinaturas eletrônicas são válidas, no Brasil, oficialmente desde o ano de 2001. Ao longo dos anos seguintes, não foram conhecidos avanços em termos legais. Já no ano passado, o governo da república publicou a Lei nº 14.063 que, mesmo estando mais focada nas relações com as entidades públicas, trouxe importantes novidades, visto que altera alguns pontos da antiga MP nº 2200-2. Criam-se, por exemplo, 3 tipos de assinatura eletrônica diferentes: a simples, a avançada e a qualificada.

A ferramenta eSign da Smallpdf é uma boa ajuda para empresas que estão aderindo à assinatura eletrônica. O eSign cumpre a ISO 27001 e os padrões legais eIDAS para assinaturas eletrônicas simples (SES). Usando a ferramenta eSign é possível solicitar assinatura eletrônica de até 100 pessoas e mostrar para elas exatamente onde devem assinar.

A ferramenta eSign do Smallpdf funciona com qualquer navegador da internet e em qualquer dispositivo, incluindo Windows, Mac ou Linux.

Todo o processo de assinatura eletrônica ocorre em servidores da Smallpdf, não consumindo nenhum processamento do computador dos usuários.

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