Jaizon Carlos, Autor em BIT magazine

O Excel é uma ferramenta incrível para trabalhar com excesso de dados, mas às vezes é necessária uma forma um pouco mais simples e atraente de visualizar as informações. Neste artigo você vai aprender a criar e configurar uma dashboard no Excel para melhorar como você apresenta seus dados! Dashboard Excel - Imagem: Microsoft 365 on Unsplash O que é um dashboard Um dashboard é uma interface visual geralmente utilizada para mostrar aos usuários informações importantes de uma forma rápida. Nela é possível encontrar esses dados em forma de gráficos, tabelas e outros indicadores que permitem que as pessoas acessem e analisem os dados facilmente. Você pode encontrar dashboards em painéis de administração, relatórios e outros lugares usados para monitorar o desempenho, metas ou indicadores-chave de alguma coisa. Geralmente, as dashboards reúnem várias informações diferentes que geralmente vêm de diversas fontes. Dashboard no Excel Existem diversas ferramentas que permitem criar dashboards e uma das principais é o Excel, o editor de planilhas do Pacote Office da Microsoft. O software possui um conjunto de ferramentas e recursos que os usuários podem usar para criar painéis interativos e visualizar e analisar todo tipo de informação. Com ele é possível criar apresentações claras e atraentes a partir de praticamente qualquer banco de dados — planilhas de empresas, vendas, despesas, tabelas de gerenciamento de compras, de exercícios, etc. Para que servem os dashboards na vida profissional? Um dashboard é uma ferramenta poderosa que permite que as pessoas vejam tendências e padrões em seus dados, assim podem tomar decisões mais informadas. Com ele é possível filtrar dados específicos da sua empresa e ver as áreas onde precisa melhorar. Classificar corretamente os dados também permite realizar comparações ao longo do tempo, por exemplo. Os principais uso de dashboards no mundo dos negócios: Monitorar desempenho: exibir informações sobre vendas, produção, despesas e outros indicadores de desempenho de negócios, ajudando as empresas a tomar decisões importantes; Comunicação: nem todo mundo consegue absorver um monte de informações de uma vez, principalmente quando essas informações estão amontoadas. Usando dashboards você pode “resumir” os dados de uma tabela entregando eles de forma mais “mastigada” para seus colaboradores, clientes e outros stakeholders; Gerenciar projetos: você pode usar um dashboard quando precisar exibir informações sobre tarefas a cumprir, data de conclusão e orçamento. Assim, todas as pessoas envolvidas podem ver facilmente o progresso do projeto e tomar as medidas necessárias para garantir que ele seja concretizado no prazo. Como criar e configurar um bom dashboard no Excel Existem várias maneiras de criar dashboards no Excel. Enquanto algumas pessoas preferem usar modelos prontos ou aplicativos de terceiros (Datapine, Power BI, etc.), outras optam por usar as próprias ferramentas do software para criar os seus. Abaixo, vamos te mostrar como criar um dashboard usando o próprio Excel e suas ferramentas nativas! Organize os dados Obviamente, você precisa de um banco de dados para criar uma dashboard, se não ela não vai ter dados para mostrar. É necessário que os dados estejam “limpos” e padronizados. Nada de espaços iniciais, duplos ou finais, também é uma boa ideia remover duplicatas, linhas e colunas em branco e erros. Dependendo do seu caso, você também terá que renomear os cabeçalhos (a primeira linha onde geralmente colocamos um texto que serve de título para as colunas). Criando uma tabela dinâmica Nesse exemplo usaremos uma tabela com dados do preço da gasolina, do etanol e da gasolina aditivada durante o mês de dezembro de 2022. Existem outras maneiras de criar uma dashboard, mas para facilitar o processo e deixar a parte visual separada do banco de dados, devemos transformar minha tabela em uma tabela dinâmica. Se você quiser saber um pouco mais sobre tabelas dinâmicas pode dar uma conferida neste artigo! É só selecionar todos os dados, navegar até a aba “Inserir” e clicar no botão “Tabela Dinâmica”, no canto esquerdo da barra superior. Na caixa de opções só é necessário marcar a opção “Nova Planilha”, para que a tabela seja criada em outra folha do documento. Selecionando os campos para comparação Selecionaremos agora os dados que serão usados na comparação. No meu caso, eu quero um gráfico que mostre a variação do preço dos combustíveis durante o mês de dezembro. Para isso, eu clico na tabela para abrir o menu lateral e marco as opções desejadas (“Estado”, “Produto”, “Data da Coleta” e “Valor”). No momento, o valor está sendo mostrado como soma das diferentes leituras em cada dia. É melhor fazer uma formatação nesses números para que eles mostrem a média, assim vamos saber o valor do litro de combustível. Para isso, clicamos em “Soma de Valor”, na caixa “Valores”, e escolher a opção “Configurações de Campo de Valor…”. No próximo menu é só mudar de “Soma” para “Média”. Além dessas duas opções, você tem várias outras operações matemáticas disponíveis. A propósito, o campo “Valores” só aceita dados em número. Pronto, agora os preços estão sendo mostrados em média ao invés do total. Eu também aproveitei para formatá-los como moeda (Real). Criando os gráficos da dashboard no Excel Os dados já estão prontos e agora é a hora de criar nosso primeiro gráfico para a dashboard. É só clicar na tabela, e inserir um "Gráfico Dinâmico" na aba “Iniciar”. A aplicação vai te mostrar uma janela onde é possível escolher o tipo de gráfico que quer usar. Aqui vamos escolher um gráfico do tipo "Coluna Agrupada". De início o nosso gráfico está uma bagunça, mas é só porque ele está mostrando os dados de todos os estados simultaneamente. Eu vou arrumar isso em um instante, mas primeiro vou escolher um novo estilo visual clicando no botão de pincel no lado direito. Caso não tenha percebido ainda, o gráfico traz na parte inferior vários botões onde é possível controlar os dados que ele mostra conforme a tabela na qual foi criado. Clicando no botão “Estado” eu consigo desmarcar a opção “Selecionar Tudo” e filtrar os resultados com base nisso. Agora os dados são referentes apenas à Bahia, mas ainda tem muita informação ali. Vamos repetir o que fizemos com os estados, mas agora no campo “Produto”, para mostrar apenas os dados da gasolina. Também farei mais algumas alterações no visual do gráfico, clicando nos botões “+” e no pincel no canto superior direito. Criando mais gráficos Nenhum dashboard mostra apenas uma informação. É hora de criar mais gráficos para nossa interface. Primeiro temos que duplicar nossa tabela copiando e colando ela na mesma página. A relação entre gráficos e tabelas deve ser exclusiva (1 gráfico 1 tabela). As configurações são basicamente as mesmas, mas ao invés de estado, dessa vez eu quero os preços por região. Depois é só clicar na nova tabela e adicionar o novo gráfico. Pronto, nosso novo gráfico nos mostra a média dos combustíveis em cada região no mês de dezembro. Agora é só continuar adicionando os gráficos e tabelas que você quiser até que o seu dashboard esteja do jeito que você imaginou. Dicas para aproveitar ao máximo um dashboard no Excel Para criar um dashboard incrível é preciso saber bem quais dados você quer que ele mostre. O dashboard tem um propósito real, então não adianta criar um só porque é bonitinho, mas sem função nenhuma. Alterne entre os modelos de gráfico sempre que possível. Quando comparando porcentagem, por exemplo, tente usar uma pizza ao invés de barras. O Excel traz diversas opções para você configurar o espaço da sua maneira. Não coloque informações demais no seu dashboard. Isso pode fazer com que fique difícil ler as informações nele, acabando com todo o propósito de criar um. Adicione filtros e outras ferramentas de interatividade para tornar seus dados mais interessantes. Se for mostrar para alguém, como em uma apresentação, foque bastante no design. Tenha sempre em mente os gostos do público que vai ver o seu dashboard e crie algo personalizado para eles. Imagem: Carlos Muza on Unsplash Pronto! Seguir essas dicas vai te ajudar a tirar o máximo do Excel e criar um dashboard perfeito para o seu uso. Agora é só colocar o que você aprendeu aqui em prática! Fontes: Microsoft, Simplilearn, GoSkills

Jaizon Carlos

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